Tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 23.02.2023/Pykälä 12

Tarkastuslautakunta 23.02.2023 § 12  

683/00.03.00/2022  

Voimassa oleva sopimus tilintarkastuspalveluista päättyy, kun vuoden 2022 tilintarkastus on loppuun suoritettu ja tilinpäätös on hyväksytty. vuosi 2022 on sopimuksen optiovuosi ja tilintarkastuspalvelut tuleville tilikausille on kilpailutettava.

Kuntalain 121 §:n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. Kuntalain 122 §:n mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Tilintarkastaja toimii tehtävässään virkavastuulla. Tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kaupungin tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä.

Tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Tilintarkastajalla on oltava edellytykset riippumattoman ja riittävän laajan tilintarkastuksen toimittamiseen. Jos edellytykset riippumattomaan tarkastukseen puuttuvat, tilintarkastajan on kieltäydyttävä vastaanottamasta tehtävää tai luovuttava siitä. Tilintarkastajana ei saa toimia henkilö, joka 75 §:n mukaan ei ole vaalikelpoinen tarkastuslautakuntaan.

Tarkastuslautakunta tekee kilpailutusta koskevat päätökset sekä valintaehdotuksen valittavasta tilintarkastusyhteisöstä kaupunginvaltuustolle.

Tarkastuslautakunta päätti kokouksessaan 1.2.2023 laatia ja julkaista tarjoupyynnön julkisten hankintojen -ilmoituskanavassa, www.hilma.fi. Tarjouspyynnön mukaan tarjoukset tuli jättää 17.2.2023 klo 15.00 mennessä. Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja ja konsernipalvelujohtaja valtuutettiin avaamaan määräaikaan mennessä jätetyt tarjoukset.

Määräaikaan mennessä jätettiin kolme tarjousta. Tarkastuslautakunta käsittelee tarjoukset ja laatii tarjousvertailut kokouksessaan ja tekee kaupunginvaltuustolle ehdotuksen valittavasta JHT-yhteisöstä tarjousvertailuiden perusteella.

Kokouskäsittely:

Tarkastuslautakunta totesi, että määräaikaan mennessä oli jätetty kolme tarjousta. Tarjouksen olivat jättäneet BDO Audiator Oy, KPMG Oy Ab ja TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy. Tarkastuslautakunta tutustui kokouksessa saapuneisiin tarjouksiin ja selvitti, ovatko tarjoukset kelpoisuusehtojen ja tarjouspyynnön ehtojen mukaisia sekä keskenään vertailukelpoisia (Liite 1,ei vielä julkinen, Julkisuuslaki § 6, mom.1.3). Kaikki annetut tarjoukset täyttivät kaikki kelpoisuusehdot, tarjouspyynnön ehdot ja olivat keskenään vertailukelpoisia.

Kun kaikkien tarjousten todettiin olevan keskenään vertailukelpoisia ja täyttävän asetetut kelpoisuusehdot ja tarjouspyynnön ehdot, suoritettuun tarjousten vertailu. Tarjouspyynnön mukaan kokonaistaloudellista edullisuutta arvioitiin seuraavin perustein ja painoarvoin:

• Kokonaishinta sopimuskaudella 40 % (max 40 pistettä)
• Laatu 60 % (max 60 pistettä)
  • vastuullisen JHT-tarkastajan työn osuus 20 % (max 20 p.)
  • vastuullisen JHT-tarkastajan kokemus kuntien/kuntayhtymien tarkastuksesta 20 % (max 20 p.)
  • tarkastuskohteessa tehtävän työn osuus 10 % (max 10 p.)
  • tilintarkastusyhteisön kokemus 10 % (max 10 p.)

Tehdyn vertailun (Liite 2,ei vielä julkinen, Julkisuuslaki § 6, mom.1.3) perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen on tehnyt TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy.

Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.

Ehdotus:  

 Tarkastuslautakunta käsittelee saapuneet tarjoukset ja laatii tarjousvertailun sekä tekee päätösehdotuksen kaupunginvaltuustolle valittavasta tilintarkastusyhteisöstä.

Päätös: Tarkastuslautakunta päätti esittää kaupunginvaltuustolle, että valtuusto päättää

1) valita Karkkilan kaupungin tilikausien 2023-2026 tilintarkastajaksi tarjouspyynnön vertailuperusteiden mukaisesti arvioituna kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen tilintarkastusyhteisö TALVEA Julkishallinnon Palvelu Oy:n, vastuunalaisena tilintarkastajana JHT, HT Jukka Vuorio. Hankintaan sisältyy optio tilikausiksi 2027 ja 2028. Option käyttämisestä on päätettävä optiovuotta edeltävän vuoden loppuun mennessä. Optiota käyttämällä mainittu tilintarkastusyhteisö on mahdollista valita kaupungin tilintarkastajaksi tilikauden 2028 päättymiseen asti kilpailuttamatta hankintaa uudestaan. Kuntalain 122 §:n mukaan tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten.

2) oikeuttaa tarkastuslautakunnan päättämään optiovuoden 2027 ja optiovuoden 2028 käyttämisestä.

3) oikeuttaa tarkastuslautakunnan tekemään tilikausia 2023-2026 koskevan tilintarkastussopimuksen TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy:n kanssa. Tilintarkastussopimus tulee voimaan, kun sopijapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Lakisääteisen tilintarkastuksen arvonlisäveroton kokonaishinta tilikausille 2023-2026 on 27 840 euroa laskettuna 12 vuosittaisen tarkastuspäivän mukaan.