Vapaa-aikalautakunta
Pöytäkirja 04.06.2024/Pykälä 41

Vapaa-aikalautakunta 04.06.2024 § 41  

432/00.01.02/2023  

Esittelijä: Sivistysjohtaja Jormalainen Arto

Valmistelija: Sivistysjohtaja Jormalainen Arto

Kuntalain 90 §:n mukaan hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset toimielimen kokoontumisesta ja pöytäkirjan tarkistamisesta sekä nähtävänä pitämisestä.

Karkkilan kaupungin hallintosäännössä (luku 16 Kokousmenettely) määrätään seuraavasti:

"122 § Kokousaika ja -paikka Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten.Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

123 § Kokouskutsu Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on kokouksessa läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, viimeistään neljä (4) päivää ennen kokousta.

Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti.

Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, mikäli erityiset syyt eivät ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta.

Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.

124 § Sähköinen kokouskutsu Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti. Tällöin kunnanhallitus tai sen nimeämä viranhaltija vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä.

125 § Esityslistan ja liitteiden julkaiseminen kunnan verkkosivuilla

Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä. Verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäisiä kokousasioita, joihin ei liity erityistä tiedottamisintressiä tai mikäli erityisestä syystä asian valmistelua ei julkisteta ennen päätöksentekoa.

Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kunnan asukkaiden tiedonsaanti-intressit.

Ehdotus: Sivistysjohtaja Jormalainen Arto

 Vapaa-aikalautakunta päättää
1) että vapaa-aikalautakunta kokoontuu kevään 2024 aikana seuraavina ajankohtina:

3.9., 1.10., 5.11. ja 17.12.

2) että kokoukset alkavat klo 17.30 ja

3) että kokouspaikkana on kaupungintalon kokoushuone Formari tai erikseen kokouskutsussa määrätty paikka, ja

4) että kunkin kokouksen pöytäkirja tarkastetaan kokouspäivää seuraavana maanantaina klo 15.00-18.00 kaupungintalolla. Mikäli ko. maanantai on arkipyhä, pöytäkirja tarkastetaan sitä seuraavana arkipäivänä vastaavana kellonaikana, ja

5) että vapaa-aikalautakunnan tarkastettu pöytäkirja muutoksenhakuohjeineen pidetään yleisesti nähtävillä yleisessä tietoverkossa kokousta seuraavan viikon tiistaina. Mikäli ko. päivä on arkipyhä, niin nähtäväolopäivä on seuraava arkipäivä, ja

6) että kokouskutsu ja mahdollisuuksien mukaan esityslista liitteineen lähetetään jäsenille, varajäsenille, kaupunginhallituksen
puheenjohtajistolle ja muille kokouksessa läsnäolo-oikeutetuille sähköisessä muodossa ensisijaisesti sähköisen kokousjärjestelmän kautta, ja

7) että kokouskutsu ja mahdollisuuksien mukaan esityslista liitteineen julkaistaan sähköisessä kokouksessa viimeistään viisi päivää ennen kokousta siten, että julkaisu tapahtuu määräpäivänä viimeistään klo 16.00, ja

8) että tieto esityslistan julkaisemisesta sähköisessä kokouksessa lähetetään jäsenille, varajäsenille, kaupunginhallituksen puheenjohtajistolle ja muille kokouksessa läsnäolo-oikeutetuille sähköpostilla edellisessä kohdassa mainitussa ajassa, ja

9) että mikäli kokouskutsua ja esityslistaa liitteineen ei ole mahdollista lähettää sähköisen kokousjärjestelmän kautta, lähetetään kokouskutsu ja mahdollisuuksien mukaan esityslista liitteineen viimeistään viisi päivää ennen kokousta jäsenille, varajäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus sähköpostilla, sekä

10) että mikäli kokouskutsun ja mahdollisuuksien mukaan esityslistan liitteineen jakelu edellä mainitussa aikataulussa ei onnistu, eikä kokousta ole perusteltua siirtää myöhempään ajankohtaan, voidaan tarvittaessa toimia hallintosäännön 122 §:n mukaisesti lähettämällä vain kokouskutsu vähintään neljä päivää ennen kokousta jäsenille, varajäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus joko sähköisen kokousjärjestelmän tai sähköpostin välityksellä.

Päätös: Vapaa-aikalautakunta päätti
1) että vapaa-aikalautakunta kokoontuu syksyn 2024 aikana seuraavina ajankohtina:

3.9., 1.10., 5.11. ja 17.12.

2) että kokoukset alkavat klo 17.30 ja

3) että kokouspaikkana on kaupungintalon kokoushuone Formari tai erikseen kokouskutsussa määrätty paikka, ja

4) että kunkin kokouksen pöytäkirja tarkastetaan kokouspäivää seuraavana maanantaina klo 15.00-18.00 kaupungintalolla. Mikäli ko. maanantai on arkipyhä, pöytäkirja tarkastetaan sitä seuraavana arkipäivänä vastaavana kellonaikana, ja

5) että vapaa-aikalautakunnan tarkastettu pöytäkirja muutoksenhakuohjeineen pidetään yleisesti nähtävillä yleisessä tietoverkossa kokousta seuraavan viikon tiistaina. Mikäli ko. päivä on arkipyhä, niin nähtäväolopäivä on seuraava arkipäivä, ja

6) että kokouskutsu ja mahdollisuuksien mukaan esityslista liitteineen lähetetään jäsenille, varajäsenille, kaupunginhallituksen
puheenjohtajistolle ja muille kokouksessa läsnäolo-oikeutetuille sähköisessä muodossa ensisijaisesti sähköisen kokousjärjestelmän kautta, ja

7) että kokouskutsu ja mahdollisuuksien mukaan esityslista liitteineen julkaistaan sähköisessä kokouksessa viimeistään viisi päivää ennen kokousta siten, että julkaisu tapahtuu määräpäivänä viimeistään klo 16.00, ja

8) että tieto esityslistan julkaisemisesta sähköisessä kokouksessa lähetetään jäsenille, varajäsenille, kaupunginhallituksen puheenjohtajistolle ja muille kokouksessa läsnäolo-oikeutetuille sähköpostilla edellisessä kohdassa mainitussa ajassa, ja

9) että mikäli kokouskutsua ja esityslistaa liitteineen ei ole mahdollista lähettää sähköisen kokousjärjestelmän kautta, lähetetään kokouskutsu ja mahdollisuuksien mukaan esityslista liitteineen viimeistään viisi päivää ennen kokousta jäsenille, varajäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus sähköpostilla, sekä

10) että mikäli kokouskutsun ja mahdollisuuksien mukaan esityslistan liitteineen jakelu edellä mainitussa aikataulussa ei onnistu, eikä kokousta ole perusteltua siirtää myöhempään ajankohtaan, voidaan tarvittaessa toimia hallintosäännön 122 §:n mukaisesti lähettämällä vain kokouskutsu vähintään neljä päivää ennen kokousta jäsenille, varajäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus joko sähköisen kokousjärjestelmän tai sähköpostin välityksellä.

Täytäntöönpano: Vapaa-aikalautakunta