Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 07.12.2022/Pykälä 265

Kaupunginhallitus 01.03.2021 § 44

 Esittelijä: kaupunginjohtaja Tuija Telén

 Valmistelijat: projektipäällikkö Sari Maunula ja talouspäällikkö Juha Halen

 Karkkila on ollut mukana hakemassa Valtiovarainministeriöltä avustusta kuntien digitalisaation edistämiseen. https://vm.fi/kuntien-digikannustinavustukset-2020

 Hankerahoitus on myönnetty VM:n päätöksellä VN 14992/2020.

 Hanke toteutetaan viiden kunnan yhteishankkeena. Hankkeen  koordinoijakuntana on Karkkilan kaupunki. Muut hankkeessa mukana olevat kunnat ovat Kuhmoinen, Lohja, Pälkäne ja Virrat.

 Hankkeen tavoitteena on mahdollistaa asiointi ja päätöksenteko ajasta ja paikasta riippumatta. Ohjelman aikana sekä toimintaprosesseja muutetaan digitaliseen muotoon että tehostetaan nykyisten työkalujen käyttöä ja hankitaan mahdollisesti uusia työkaluja toteuttamaan digitaalisia palveluja.
Kaikkien osaohjelmien tavoitteena onkin ajasta ja paikasta riippumatta

 1. palvella kuntalaisia, henkilöstöä ja luottamushenkilöitä paremmin,

 2. saada ajantasainen tieto näkyviin kaikille sitä tarvitseville ja

 3. saada ajantasainen tieto muokattavaksi kaikille, joilla siihen on tarvetta.
Ohjelma jakautuu seuraaviin erillisiin ohjelmiin:

  1. kunnan henkilöstön ja yhteistyökumppaneiden päätöksenteon ja sidosryhmätyön digitalisointi

 2. kunnan toimielinten päätöksenteon ja toimintatavan digitalisointi

 3. kuntalaisten ja palveluiden käyttäjien ajasta ja paikasta riippumaton osallistuminen ja vaikuttaminen

 4. etätyön edistäminen ja uusien etätyökäytäntöjen luominen

Hankkeen kokonaisbudjetti on 797 000 €. Tästä valtion rahoitus kattaa 85% eli 677 450 €. Kuntien omarahoitusosuudeksi jää 15% eli 119 550 €.

 Omavastuuosuus koostuu pääosin kunnassa tehtävien töiden  henkilöstökuluista. Kunkin kunnan oma osuus koostuu budjetissa projektityöstä, joka on omaa työtä tai ostettavaa asiantuntityötä kuten asennuspalveluita. Investoinnit eivät kuulu rahoitettaviin kohteisiin, vaan niille on budjeteissa omat kohtansa.

 Karkkila on hankkeen hallinnoija, ja hankkeen rahoitus kulkee Karkkilan kautta myös muille tahoille ja muille osallistuville osallistuville kunnille.

Hankkeeseen haetaan uutena resurssina kuntien yhteinen projektipäällikkö. Projektipäällikön kulut ja muut kaikkien kuntien yhteisten tehtävien kulut kohdistetaan rahoituksesta sille kunnalle 100 %, joka yhteisen kulun on maksanut. Yhteisiin 100 % rahoituksella maksettavia kuluja on hankkeen budjetissa varattu 253 000 €.

 Kunkin kunnan omiin projektitöihin kohdistettavien kustannusten ja rahoituksen jakoperusteista kuten muistakin projektin talouteen ja tuloksiin vaikuttavista asioista päättää projektin ohjausryhmä. Ohjausryhmässä ovat edustettuina kaikkien osallistuvien kuntien edustajat, ja edustajista tehdään kunnissa oman päätösmenettelyn mukaiset nimeämispäätökset.

 Hankkeesta ei ole valmistelun yhteydessä tehty Karkkilassa vuoden 2021 talousarvioon määrärahavarauksia, joten asia tuodaan kaupunginhallitukselle ja edelleen valtuustolle talousarvion muutosesityksenä.

 Nyt esitettävät Karkkilan vuoden 2021 talousarvion muutokset on laskettu hankkeen suunnitellun budjetin mukaisina ja kulut sekä rahoitus on laskettu budjetissa tasan kaikkien osallistuvien kuntien kesken.

Karkkilan ja kunkin muun osallistuvan kunnan vastuulle jäävä osuus rahoituksesta on budjetäärisenä kuluna 102 000 €, josta ulkopuolisella rahoituksella katetaan 84 890 € (83%) ja kunnan  omarahoitusosuudeksi jää 17 110 €.

 Hanke jakaantuu tasan vuosille 2021 ja 2022. Vuodelle 2021 Karkkilan osuus kokonaisuudesta on 51 000 €, josta valtiovarainministeriön rahoitus kattaa 42 445 €, ja Karkkilan  omavastuuosuudeksi jää 8 555 €.

 Kustannussäästöjä hankkeella voidaan saavuttaa kaikkien osa-alueiden valmistuttua arvioiden mukaan 400 000 €/ vuosi / kunta. Kustannussäästöt on arvioitu rahoituksen hakuvaiheessa silloisen tietämyksen mukaan
              Minimi per kunta

 Matkustus vähenee luottamustoimet  25 000 €

 Valtuusto 

 Hallitus 

 Pöytäkirjat sähköisiksi 

 Postikulut pienemmiksi, kun kaikki sähköisinä eikä postilla tai itse kuljettaen                                                        15 000 €

 Henkilöstön matkakulut ja päivärahat   30 000 €

 Sairauspoissaolojen väheneminen etätöissä 300 000 €

 Paperit ja niiden kopiointi-,   postitus- ja jakelutyö   30 000 €

Hankkeeseen tarvitaan kokenut projektipäällikkö, joka projektinhallinnan lisäksi pystyy suunnittelemaan prosessien kehitystä ja auttamaan kaikkia osallistuvia kuntia suunnitelmien tekemisessä, projektin organisoinnissa sekä oikeiden työkalujen löytämisessä ja käyttöönotoissa.

Valtio ei rahoita kuntien omia investointeja digikehityksen rahoituksella. Jos hankkeen tekemisen yhteydessä tulee tarvetta lisäinvestoinneille, ne esitetään erikseen toimialojen budjeteissa eivätkä ne kuulu rahoitettavan hankkeen budjettiin.

 Taloudelliset vaikutukset

 -Karkkilan kaupungin osuus rahoituksesta on 102 000 €, josta ulkopuolisella rahoituksella katetaan 84 890 € (83%) ja kaupungin omarahoitusosuus on 17 110 €.

 Hanke jakaantuu tasan vuosille 2021 ja 2022. Vuodelle 2021 Karkkilan oma projektikulu on 51 000 €, josta ulkopuolinen rahoitus kattaa 42 445 €, ja kaupungin omarahoitusosuus on 8 555 €.

 Vuoden 2021 talousarvioon esitettävät muutokset, talous ja hallinto -toimiala / kustannuspaikka 1101 , perustetaan projekti

 Budjetti   hanke  2021 

 Kokonaiskulut 797 000 €  398 500 €

 VM rahoitus  677 450 € 85,00 % 338 725 €

 Omarahoitusosuus - jää 119 550 € 15,00 %/   59 775 €

 Hankkeen talousarvio  

 Henkilöstökulut 660 000 €  330 000 €

    Sivukulut  

    Vuokrat    24 000 €    12 000 €

    Matka- ja majoituskulut  

    Aineet, tarvikkeet, tavarat   10 000 €      5 000 €

 Palvelujen ostot 103 000 €    51 500 €

 Yhteensä  797 000 €  398 500 €

Kaupunginjohtajan ehdotus:

 Kaupunginhallitus päättää

 1) että Karkkilan kaupunki osallistuu Digitaalinen tulevaisuus erikokoisissa kunnissa - hankkeeseen vuosina 2021 ja 2022, ja

 2) esittää valtuustolle hyväksyttäväksi hankkeen määrärahavarauksen mukaista edellä esitettyä muutosta vuoden 2021 talousarvioon

 3) valtuuttaa talousjohtaja Jaana Niemelän tai hänen nimeämänsä sopimaan projektipäällikköpalvelun hankinnasta ja allekirjoittamaan sitä koskevat sopimukset ja muut asiakirjat.

Käsittely: Keskustelun kuluessa Mia Sundström esitti Anna Tallgrenin kannattamana asian palauttamista valmisteluun. Puheenjohtaja kysyi, voidaanko esitys hyväksyä yksimielisesti. Koska esitystä ei vastustettu se hyväksyttiin yksimielisesti.

Päätös: Kaupunginhallitus päätti palauttaa asian valmisteluun.

Täytäntöönpano: kaupunginvaltuusto, talousjohtaja

Kaupunginhallitus 22.03.2021 § 57

 Esittelijä: kaupunginjohtaja Tuija Telén

 Valmistelija: projektipäällikkö Sari Maunula

 Asiantuntijana kokouksessa: Sari Maunula, etänä

 Karkkila on ollut mukana hakemassa Valtiovarainministeriöltä avustusta kuntien digitalisaation edistämiseen. https://vm.fi/kuntien-digikannustinavustukset-2020

 Hankerahoitus on myönnetty VM:n päätöksellä VN 14992/2020.

 Hanke toteutetaan viiden kunnan (Karkkila, Kuhmoinen, Lohja, Pälkäne ja Virrat) yhteishankkeena. Hankkeen koordinoijakuntana oli rahoitushakuvaiheessa Karkkilan kaupunki. 8.3.2021 Karkkilan kaupunginjohtaja Tuija Telén ja Pälkäneen vs. kunnanjohtaja Anitta Hietaniemi sopivat, että Karkkilan vetovastuu uudesta digihankkeesta siirtyy Pälkäneelle. 

  Hankkeen tavoitteena on mahdollistaa asiointi ja päätöksenteko ajasta ja paikasta riippumatta. Ohjelman aikana sekä toimintaprosesseja muutetaan digitaliseen muotoon että tehostetaan nykyisten työkalujen käyttöä ja hankitaan mahdollisesti uusia työkaluja toteuttamaan digitaalisia palveluja.

 Ohjelma jakautuu seuraaviin erillisiin ohjelmiin:

  1. kunnan henkilöstön ja yhteistyökumppaneiden päätöksenteon ja sidosryhmätyön digitalisointi

  2. kunnan toimielinten päätöksenteon ja toimintatavan digitalisointi

  3. kuntalaisten ja palveluiden käyttäjien ajasta ja paikasta riippumaton osallistuminen ja vaikuttaminen

  4. etätyön edistäminen ja uusien etätyökäytäntöjen luominen

 Karkkilan kaupungin vastuualueet projektissa ovat

 - Sähköinen päätöksenteko

 - Etätyö ja monipaikkainen työ

Näillä valituilla alueilla Karkkila tekee kehitystyötä ennen muita kuntia ja pilotoi luotuja ratkaisuja. Muihin valittuihin osa-alueisiin Karkkila osallistuu ja hyödyntää muiden selvittämiä käytäntöjä ja ottaa käyttöön hyväksi havaittuja toimintatapoja, prosesseja ja työkaluja.

Kokonaishankkeen projektipäällikkö, joka toimii Pälkäneen organisaatiossa, toimii kokonaisuuden projektipäällikkönä ja avustaa kaikkia kuntia kuntakohtaisten suunnitelmien ja toteutusten kanssa.

Karkkilaan tarvitaan omat projektityöntekijät Karkkilan omaan osuuteen. Aikataulu on Karkkilan osalta kriittinen, että pakolliset asianhallintaan liittyvät käyttöönotot saadaan tehtyä tarvittavassa aikataulussa. Aikataulu on asianhallinnan osalta pakottava ja budjetissa on varattu rahoitus versionvaihtoon investointina ja versionvaihto on tilattu. Tässä hankkeessa voidaan tehdä oma työ liittyen tähän versionvaihtoon.

 Karkkilassa hankkeen puitteissa tehtäviä ensimmäisiä asioita:

 Projektin perustaminen

 Hankekuvaus

 Dynasty 10 käyttöönotto - aikataulu pakottava

 Sähköiset kokoukset

 Etätyön edistäminen

 Nettisivut ja muu digitaalisen asioinnin jatkaminen Digiloikan jälkeen

 Kuntakohtainen omien kulujen budjetti on laskettu rahoitushakemukseen tehdyn budjetin perusteella.

 Kunkin kunnan omaan budjettiin kuuluvia kohteita:

 Oma työ

 Ostopalvelut projektille

 Muut kulut (Vuokrat, matkat ja vastaavat 100 % projektiin osallistuvilta)

 Taloudelliset vaikutukset

 Edellä on kuvattu hankkeen kuntakohtainen budjetti. Omavastuuosuus hankkeeseen palkattavasta henkilöstä tai teetettävästä työstä vuonna 2021 on 13 655 €, joka voidaan kattaa saaduilla kustannussäästöillä, kun otetaan hankkeessa suunniteltuja digitaalisia toimintatapoja käyttöön. Mitä enemmän ratkaisuja saadaan tuotantoon, sitä enemmän saadaan kustannussäästöjä. Valtio tukee rahoituksella tämän työn tekemistä.

Kaupunginjohtajan ehdotus:

 Kaupunginhallitus päättää

  1) että Karkkilan kaupunki osallistuu Digitaalinen tulevaisuus erikokoisissa kunnissa - hankkeeseen vuosina 2021 ja 2022, ja

  2) esittää valtuustolle hyväksyttäväksi hankkeen määrärahavarauksen vuoden 2021 talousarvioon ja 2022 taloussuunnitelmaan (kp 1101) seuraavasti:

 vuonna 2021 tulot 39 045 €, menot 52 700 €,

 vuonna 2022 tulot 39 045 €, menot 52 700 e.

Päätös: Kaupunginhallitus päätti ehdotuksen mukaan yksimielisesti.

Täytäntöönpano: Kaupunginvaltuusto, talousjohtaja

Pöytäkirjamerkintä: Arto Jormalainen saapui kokoukseen klo 17.25.

 Sari Maula poistui kokouksesta asian käsittelyn jälkeen klo 17.44.

Kaupunginvaltuusto 12.04.2021 § 14

Kaupunginhallituksen ehdotus:

 Kaupunginhallitus esittää kaupunginvaltuustolle, että

 se hyväksyy hankkeen määrärahavarauksen vuoden 2021 talousarvioon ja 2022 taloussuunnitelmaan (kp 1101) seuraavasti:

 vuonna 2021 tulot 39 045 €, menot 52 700 €,

 vuonna 2022 tulot 39 045 €, menot 52 700 €.

Päätös: Kaupunginvaltuusto päätti hyväksyä kaupunginhallituksen esityksen mukaisesti Digitaalinen tulevaisuus erikokoisissa kunnissa -hankkeen määrärahavarauksen vuoden 2021 talousarvioon ja 2022 taloussuunnitelmaan (kp 1101) seuraavasti:

 vuonna 2021 tulot 39 045 €, menot 52 700 €,

 vuonna 2022 tulot 39 045 €, menot 52 700 €.

Kaupunginhallitus 19.9.2022

 Esittelijä: kaupunginjohtaja Tuija Telén

 Valmistelija: sivistysjohtaja Arto Jormalainen

Digitaalinen tulevaisuus erikokoisissa kunnissa -hankkeessa Karkkilan kaupunki keskittyi sähköiseen päätöksentekoon. Sähköisen päätöksenteon pilotointi toteutettiin keväällä 2022 kahdessa lautakunnassa ja suunnitelmissa oli laajentaa toimintaa neljään lautakuntaan.

Käytössä ollut versio ei ollut täysin käyttäjäystävällinen, joten syksyllä on harkittu versiopäivitystä, jossa olisi korjattu havaitut puutteet. Versiovaihdosta ei ole tehty.

Laskennallisesti jokaiselle kunnalle oli laskettu rahoitusennuste, mutta kaikki kunnat eivät käyttäneet heille varattua määrärahaa. Näin ollen Karkkila ja Pälkäne ovat voineet käyttää muilta käyttämätöntä määrärahaa. Budjetäärinen kulu oli 102 000 €, mutta toteutuva rahoitusennuste Karkkilan osalta on 107 537, jolloin omavastuuosuudeksi tuli 9 019 €.

Hankkeen aikana asianhallintajärjestelmä Dynasty10 käyttöönotto on tehty ja vanhat migraatiot toteutettu pääosin. Hankkeen viimeisinä kuukausina Karkkilassa jatketaan sähköisen kokouksen, lomakeasioinnin sekä kyyhkyn käyttöönottojen laajentamista sekä tiedonsiirtoa projektista organisaatiolle pysyvien toimintamallien luomiseksi. Myös muiden viiden kunnan osahankkeiden tuloksia on mahdollista hyödyntää myös Karkkilaan.

DIgtek 1 -hanke sai jatkoaikaa 15.12.2022 saakka, jolloin loppuselvitykset saadaan tehtyä hankkeen aikana.

Hankkeelle haettiin digikannustin 2022 jatkorahoitusta, mutta uusi hanke (DIGITEK 2) ei saanut myönteistä rahoituspäätöstä.

Ehdotus: Kaupunginjohtaja Tuija Telén

 Kaupunginhallitus päättää merkitä tiedokseen Digitaalinen tulevaisuus erikokoisissa kunnissa -hankkeen tilannekatsauksen.

Päätös: Hyväksyttiin.

Merkittiin, että tämän pykälän käsittelyn jälkeen klo 18.20 - 18.30 pidettiin tauko.

Täytäntöönpano: 

Kaupunginhallitus 07.12.2022 § 266  

487/00.01.05/2022  

Esittelijä: Kaupunkikehitysjohtaja Esko Vuolukka

Valmistelija: Sivistysjohtaja Arto Jormalainen

Pälkäneen kunnan hallinnoima hanke "Digitaalinen tulevaisuus erikokoisissa kunnissa suunniteltiin päättyväksi 31.10.2022, mutta Valtionvarainministeriö on päättänyt 5.9.2022 (VN/14992/2020-VM-69) jatkaa hankkeen toteutusaikaa siten, että loppuraportointi vaikuttavuudesta ja avustusten käytöstä sekä viimeinen maksatushakemus on toimitettava valtiovarainministeriöön 15.12.2022 mennessä.

DIGITEK-projektin kuntien päätöstilaisuus oli 26.10.2022 ja Kuntaliiton yhteistyöpalaveri on 29.11.2022, jossa esitellään hankkeen kokonaistuloksia ja tuotosten hyödyntämismahdollisuuksia laajemmalti.

Hankkeen viimeisinä töinä keskitytään projektin päättämiseen liittyviin tehtäviin, kuten tiedon jakamiseen, dokumentointiin, kuntakohtaisiin päätöstilaisuuksiin sekä viimeisten käyttöönottojen tukemiseen ja jalkauttamiseen

Kuntien painopistealueet projektissa olivat:

Karkkila: Sähköinen päätöksenteko, Suomi.fi -viestit osana palvelujen kehitystä

Pälkäne: kuntalaisten palveluiden digitalisointi
Kuhmoinen: Kuntalaisdemokratian digitalisointi
Virrat: Etätyö ja monipaikkainen työ
Lohja: Whistleblowing, ilmoittajansuoja, sähköinen päätöksenteko

Projektissa kaikkien kuntien hyödynnettäviksi keskeiset toteutuneet tehtävät ja tuotokset:

• sähköinen allekirjoitus
• sähköinen lomakeasiointi ja automatisointi
• sähköinen päätöksenteko (asianhallinta, sähköinen kokous)
• materiaali sähköiseen päätöksentekoon
• tiedonhallintamallin aloitus
• palautepalvelu ja palautteen käsittelyn prosessi
• Suomi.fi-palvelut, Kyyhky ja TKJ-palvelu (tulostus, kuoritus ja jakelu)
• maksamisen ratkaisujen kehittäminen
• digitaalinen etätyöskentely
• osallistu ja vaikuta -sivut
• kuntalaisaloite.fi

Jatkotoimet ja vastuut projektin jälkeen

Asianhallinnan ja sähköisen kokouksen osalta tavoiteet saavutettiin. Sähköisen kokouksen alustan, Cloudmeetingin, versiopäivitys arvioidaan erikseen. Lomakeasiointi, sähköinen allekirjoitus, kyyhky, maksaminen ovat toiminnassa ja jatkuvat. Tiedonhallintamallin jatkaminen ja asiakirjajulkisuuskuvaukset jää suunnitellusti kesken, koska se aloitettiin vasta syyskuussa. Etätyön käytäntöjen päivittäminen on ajankohtaista.

Toteutettujen ja käyttöönotettujen kokonaisuuksien hyödyntäminen ja jatkokehittäminen sekä laajempi käyttö kunnassa on tarpeen ja kunnan sisäinen tuki käyttöönotoille ja jatkokehitykselle tärkeää.  Varhaiskasva- tuksen sähköisen alustan, VESAn, hankinnassa toimitaan toimittajan aikataulun mukaisesti.  Karkkilan www-sivujen uudistaminen jatkuu kunnan sisäisenä kehityksenä. 

Muissa kunnissa hyödynnettyjen projektien toteutuksien ja malleja pyritään hyödyntämään (mm. metatietomallit Pälkäneeltä, käytön kokemusten jakaminen ja sähköinen allekirjoitus). Dynasty 10 -yhteistyötä kuntien välillä jatketaan. Projektin jälkeen harkittavaksi tulevat Dynasty ScanMate moduli??n ja Dynasty Arkisto moduli??n hankkiminen. Myös Dynasty testiympäristön hankkimista tulee pohtia seuraavan versiomuutos Dynasty 10?10.x yhteydessä?.

Ehdotus: Kaupunkikehitysjohtaja Esko Vuolukka

 Kaupunginhallitus merkitsee tiedoksi DIGITEK-hankkeen loppukatsauksen.

Päätös: Hyväksyttiin.

Täytäntöönpano: