Tekninen lautakunta
Pöytäkirja 15.12.2022/Pykälä 95

Tekninen lautakunta 15.12.2022 § 95  

669/02.00/2022  

Tekninen lautakunta 28.05.2019 § 44

Esittelijä: tekninen johtaja Kari Setälä

Valmistelija / lisätietojen antaja: ruoka- ja puhdistuspalvelupäällikkö Tarja Horttanainen, puh. 094 258 3615 tai sähköposti "etunimi.sukunimi@karkkila.fi"

Kuntaliiton omistama KL-Kuntahankinnat Oy on tiedustellut Karkkilan kaupungin halukkuutta jatkaa sitoutumista yhtiön järjestämiin kilpailutuksiin 1.2.2020 - 1.2.2024, jotka koskevat elintarvikkeita ja non-food tuotteita.

KL-Kuntahankinnat Oy toimii yhteistyössä kuntien hankintayksikköjen kanssa voittoa tuottamattomana sekä mahdollisimman tehokkaana ja markkinoita kehittävänä yhtiönä. Yhtiö kilpailuttaa ja neuvottelee puitesopimuksia, valvoa sopimusten noudattamista joits se tarjoaa palveluina resurssiensa puitteissa kunnille. Hankintaan sitoutuneille kunnille ei aiheudu kilpailutuksesta kustannuksia vaan ne katetaan valittujen toimittajien maksamilla provisiomaksuilla.

KL- Kuntahankinnat Oy:n kilpailuttamissa hankinnoissa sopimusaika on pääsääntöisesti neljä (4) vuotta.

Lähtökohtaisesti Karkkilan kaupunki jatkaisi yhtiön kanssa elintarvikkeiden ja non-food-tuotteiden kilpailutusta 1.2.2020 alkavan seuraavan nelivuotisen sopimuskauden. Non-food tuotteeksi luetaan muut ruokahuoltoon liittyvät tarvikkeet kuin varsinaiset elintarvikkeet.

Taloudelliset vaikutukset:

Karkkilan kaupungin organisaatiossa tarvittavien elintarvikkeiden ja non-food -tuotteiden kulutusarvio on noin 427 000 euroa/vuosi (alv 0%).

Ruokapalvelyksikkö kuuluut palveluyksikkönä osaksi teknisen lautakunnan toiminnan alaista Kiinteistöt ja toimitilat palvelualuetta ja siten kaupunkia sitovan ratkaisun antaa tekninen lautakunta.

Karkkilan kaupungin ruokapalvelut on sitoutunut nykyisellään KL- Kuntahankinnat Oy:n elintarvikkeiden yhteishankintaan 31.1.2020 asti.

Päivittäiselintarvikkeiden saatavuus on ollut hyvällä tasolla ja Karkkilan kaupungin ruokapalvelut ovat osaltaan pystyneet vaikuttamaan hyvin omien tarpeiden mukaiseen tuotevalikoimaan mm. volyymituotteisiin kuten leipä- ja maitotaloustuotteisiin. Yhteistyö KL- Kuntahankinnat Oy:n kanssa on toiminut hyvin ammattimaisesti. Hintataso on pysynyt kilpailukykyisenä sopimustuotteita käytettäessä. Tuotteiden laatu ja edullisuus sekä erityisesti toimitusvarmuus ovat säilyneet hyvinä kilpailutuksesta riippumatta.

Karkkilan kaupungin elintarvikehankintojen toteuttaminen yhteishankintana on antanut suuren volyymin tuoman skaalaedun, joka on tuonut suoraan taloudellisia säästöjä kaupungille. Vuosina 2015 elintarvikemenot olivat 426 320 euroa, 2016 elintarvikkeet olivat 381 453 euroa, 2017 elintarvikkeet 388 955 euroa, 2018 elintarvikkeet 407 679 euroa, ja 2019 budjetti 420 000 euroa. Kun vuosien 2010-2014 vuosikeskiarvo oli 489 000 euroa, niin näiden lukujen ja saman suuruisten vuosivolyymien tuoma skaalaetu on ollut aikaisempaan nähden yli 80.000 euroa/vuosi.. Non-foodin osuus on lisää n. 10 000 euroa.

Paikallisten hankintojen tärkeydestä kuntien elinvoimaisuudelle käydään vilkasta keskustelua. Elintarvikkeiden puitesopimukseen liittyessä on mahdollista ilmoittaa, mikäli haluaa tehdä jotkin elintarvikehankinnat paikallisilta toimijoilta. Tämä on mainittava puitesopimuksessa. Näin asiakkailla on mahdollisuus räätälöidä hankintojaan, ja samalla kuitenkin hyötyä ison puitesopimuksen eduista.

Yhteishankinnan puitesopimuksen hyötyjä ovat;

- Laatuvarmuus, jolloin tuotteet ovat tiukkojen ravitsemus-, annostelu - ja pakkauskriteerien mukaisia (Kuntahankinnat liite, Pakolliset ravitsemusvaatimukset)

- Kustannussäästöt, jotka muodostuvat isojen volyymien aikaansaamasta hintaedusta

- Ajansäästö, vähemmän asiointia tavarantoimittajien kanssa ja sopimuksenaikaisen toiminnan valvonta

- Asiantuntijatuki, vaativa kilpailutusprosessi

- Logistiikka, vähemmän tavarantoimittajia ja selkeämpi tilausten käsittely

- Ympäristöasiat, vähemmän tavarantoimituksia

Yhteishankinta ei sellaisenaan muodosta estettä lähi- tai luomuruoan käytölle. Lähi- ja luomutuotteiden saatavuus on isossa roolissa, kun volyymit ovat suuria. Luomu- ja lähiruoan raaka-aineiden hankinnassa tulee huomioida raaka-aineiden laatu ja saatavuus, logistiset kysymykset sekä raaka-aineiden käsittelyasteen soveltuvuus suurkeittiötoimintaan, tarkoittaen multaisia pesemättömiä juureksia, joita ei korkean elintarvikehygienian vuoksi voi tuoda suurkeittiöihin.

Karkkilan alueelta ei ole saatavilla kuorittuja tai pilkottuja vihanneksia. Vuosittain käsitellyn perunan määrä on noin 27 000 kg. Vastaavasti pestyjä tai esikäsiteltyjä juureksia, kurkkuja, tomaatteja, jäävuorisalaatteja ja salaattisekoituksia käytetään noin 12 000 kg.

Lähialueen paikalliset tuottajat voivat tarjota raakatuotteitaan elintarviketukuille, jotka vastaavat siitä, että tuotteiden pakkaukset täyttävät lainsäädännön vaatimukset (etiketit, viivakoodit ja itse pakkaus) ja toimittajan tulee olla y-tunnuksen omaava alv-rekisteröitynyt sekä täyttää muut elintarviketukkujen edellytykset vastuullisuuden osalta. Toimittajan tulee olla myös hyväksytty elintarvikelaitos. Samojen vaatimusten tulisi täyttyä myös omassa kilpailutuksessa, koska vaatimukset perustuvat tuoteturvallisuussäädöksiin.

Mikäli elintarvikekilpailutus toteutettaisiin omana kilpailutuksena hankintaprosessi edellyttää resursointia, joka seuraa em. kriteerien valvontaa. Kilpailutuksen lopputulosta on mahdotonta ennakoida.

Hankintalain mukaan paikallisuuteen tai sijaintiin perustuvat kriteerit eivät ole hankintalain sallimia kriteereitä, koska ne syrjivät muualle sijoittuneita tarjoajia ja rajoittavat vapaan kilpailun syntymistä. Hankintalainsäädännön vastaista ei sen sijaan ole toimitusketjun lyhyyteen liittyvien kriteerien huomioiminen silloin, kun toimitusketjulla on vaikutusta elintarvikehankintojen laatuun ja ympäristövaikutuksiin. Edellytyksenä on, että paikallisia tuotteita on saatavilla.

Lähiruokaohjelma. Toimittaja ottaa huomioon, että toimittajan tuotevalikoimassa on tarjolla em. periaatteiden päätöksen noudattamisen mahdollistamia tuotteita (Kuntahankinnat liite, Elintarvikkeiden turvallisuus, vastuullisuus sekä lähiruoka).

Non-food tarvikkeet käsittävät Karkkilassa kotiateria-astiat (90 % non-foodin osuudesta, rahallinen osuus n. 6 000 euroa), tuorekelmut, foliot ja pakastepussit (rahallinen osuus n. 1 000 euroa). Kotiateria-astioiden pakkauskone on suomalainen Euracon ja siihen käyvät ainoastaan Eskimon-tuotteiden valmistamat kertakäyttöastiat. Kuntahankinnat Oy:n mukaan käytännössä tarjoajia on todennäköisesti kolme suurinta tukkuliikettä ja kaikilta saa tarvittavat non-food tarvikkeet. Jokainen asiakas voi halutessaan tilata 100 % kotimaista. Käytännössä edullisimmat tuotteet ovat ulkomaisia, käytännössä hankintojen kotimaisuus-aste on 80 %.

Sitoumus liittymisestä KLKH 161 elintarvikkeet ja non-food-tuotteet puitesopimukseen tulee tehdä 23.6.2019 mennessä.

Taloudelliset vaikutukset

- Säästönä aikaisempien vuosien toteutuman suuruusluokalla osoitettuna n. 80 000 euroa/ vuosi

Teknisen johtajan ehdotus:

Tekninen lautakunta oikeuttaa Karkkilan kaupungin ruokapalvelujen yksikön osallistumaan KL-Kuntahankintojen elintarvikkeita ja non-food -tuotteita koskeviin kilpailutuksiin. Karkkilan kaupunki sitoutuu sopimuskilpailutukseen koko sopimuskauden 1.2.2020 - 1.2.2024.

Karkkilan kaupunki sitoutuu hankkimaan puitesopimuksessa määritettyjä ja toimintaansa tarkoituksenmukaisia tuotteita ainoastaan valituilta sopimustoimittajilta.

Päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Esittelijä: Kaupunkikehitysjohtaja Esko Vuolukka

Valmistelija: Valmistelija ruoka- ja puhdistuspalvelupäällikkö Tarja Horttanainen

Kuntaliiton omistama KL-Kuntahankinnat ja valtion omistama Hansel yhdistivät voimansa vuonna 2019 ja uusi Julkishallinnon yhteishankintayksikkö Hansel Oy aloitti toimintansa 1.9.2019. Hansel Oy toimii yhteistyössä kuntien hankintayksikköjen kanssa voittoa tuottamattomana sekä mahdollisimman tehokkaana ja markkinoita kehittävänä yhtiönä. Hansel Oy on tiedustellut Karkkilan kaupungin halukkuutta jatkaa sitoutumista yhtiön järjestämiin kilpailutuksiin 1.2.2024 - 31.12.2027, jotka koskevat elintarvikkeita ja non-food tuotteita. Yhtiö kilpailuttaa ja neuvottelee puitesopimuksia, valvoo sopimusten noudattamista, joita se tarjoaa palveluina resurssiensa puitteissa kunnille. Hankintaan sitoutuneille kunnille ei aiheudu kilpailutuksesta kustannuksia, vaan ne katetaan valittujen toimittajien maksamilla palvelumaksuilla, joka on 0,5 % ostetuista tuotteista ja palveluista. Hansel Oy:n kilpailuttamissa hankinnoissa sopimusaika on pääsääntöisesti neljä (4) vuotta. Lähtökohtaisesti Karkkilan kaupunki jatkaisi yhtiön kanssa elintarvikkeiden ja non-food-tuotteiden kilpailutusta 1.2.2024 alkavan seuraavan nelivuotisen sopimuskauden. Non-food tuotteeksi luetaan muut ruokahuoltoon liittyvät tarvikkeet kuin varsinaiset elintarvikkeet.

Karkkilan kaupungilla vuonna 2019 elintarvikemenot olivat 415 067 euroa ja non-food osuus oli 7187 euroa. Vuonna 2020 elintarvikemenot olivat 403 730 euroa. Non-foodin osuus oli 10967 euroa. Vuonna 2021 elintarvikemenot olivat 438 908 euroa ja non-foodin osuus oli 10490 euroa. Vuosina 2019-2021 elettiin poikkeuksellista aikaa koronan ja Nyhkälän palojen vuoksi, jolloin menoja ei voi verrata normaaliin tilanteeseen. Vuonna 2022 inflaatio vaikuttaa myös suurelta osin kustannusten nousuun. Aikaisempaan kokemukseen perustuen yhteishankinnan puitesopimuksen kautta on havaittu myös lisää muita hyötyjä;

• helppokäyttöinen toimintamalli
• kilpailukykyiset hinnat
• hyvät sopimusehdot

Sitoumus liittymisestä elintarvikkeiden ja non-food- tuotteiden puitesopimukseen tulee tehdä 14.4.2023 mennessä.

Taloudelliset vaikutukset:

-       Karkkilan kaupungin organisaatiossa tarvittavien elintarvikkeiden ja non-food -tuotteiden kulutusarvio on noin 440 000 euroa/vuosi (alv 0%).

Ehdotus: Kaupunkikehitysjohtaja Esko Vuolukka

 1) Tekninen lautakunta oikeuttaa Karkkilan kaupungin ruokapalvelujen yksikön osallistumaan Hanselin elintarvikkeita ja non-food -tuotteita koskeviin kilpailutuksiin.
2) Karkkilan kaupunki sitoutuu sopimuskilpailutukseen koko sopimuskauden 1.2.2024 - 31.12.2027. 
3) Karkkilan kaupunki sitoutuu hankkimaan puitesopimuksessa määritettyjä ja toimintaansa tarkoituksenmukaisia tuotteita ainoastaan valituilta sopimustoimittajilta.
4) kaupunkikehitysjohtaja toimii sitoumuksen allekirjoittajana.

Päätös: Hyväksyttiin.

Täytäntöönpano: Hansel Oy